Все документы от имени организации вправе подписывать ее руководитель. Однако не всегда целесообразно тратить время руководителя на проставление подписи на каждой официальной бумаге. Делегирование полномочий по подписанию договоров с клиентами — это важный шаг в управлении компанией, который требует тщательной проработки и юридического оформления. Вот несколько шагов, которые помогут вам делегировать эти полномочия сотруднику юридически грамотно:
Прежде всего, нужно проверить учредительные документы. Если в уставе строго оговорено, что некоторые полномочия относятся к исключительной компетенции руководителя и не могут быть переданы иному работнику, то в такой устав необходимо внести изменения, позволяющие руководителю делегировать данные полномочия. В уставе же можно определить процедуру делегирования полномочий
Внесение изменений в должностные инструкции. В соответствии с частью 2 статьи 60 Трудового кодекса Российской Федерации, работодатель не имеет права требовать от сотрудника выполнения задач, не предусмотренных трудовым договором, за исключением случаев, предусмотренных законодательством.
Таким образом, необходимо внести изменения в трудовой договор работника, которому будут делегированы дополнительные полномочия. Для этого следует заключить дополнительное соглашение к трудовому договору. Если у работника есть должностная инструкция, то изменения также нужно внести в неё.
В новой редакции трудового договора или должностной инструкции необходимо указать, что работник имеет право подписывать договоры. Также следует определить, какие именно договоры он может подписывать.
Оформление доверенности. Доверенность от имени юрлица или ИП оформляется в простой письменной форме. Исключение — случаи, когда полномочия передаются для совершения сделки, требующей нотариального удостоверения.
Унифицированной формы доверенности не установлено. Это значит, что компания может сама разработать необходимый образец. Утверждать его каким-либо внутренним распорядительным документом не нужно. Объясняется это тем, что доверенность не является первичным учетным документом, так как никаких хозяйственных операций сама по себе не подтверждает. Таким образом, в случае необходимости компания всегда может оперативно дополнить или изменить ее форму.
Гражданский кодекс называет только два обязательных реквизита доверенности: подпись руководителя организации и дата выдачи документа. Из общих положений о доверенности следует, что она должна содержать суть делегируемых полномочий, а также данные уполномоченного лица и лица, выдавшего доверенность. Дополнительно в доверенности можно отразить срок ее действия. Доверенность может быть выдана на конкретный срок, например, на время отсутствия руководителя. Либо на период трудоустройства сотрудника, при этом доверенность будет действовать пока сотрудник числится в компании. В доверенности укажите, какие именно действия с договорами может совершать сотрудник (подписание, согласование, утверждение и т.д.).
Определение границ полномочий. Установите границы полномочий сотрудника, которому делегированы полномочия. Например, вы можете указать, что сотрудник может подписывать договоры на сумму до определённого размера или только те договоры, которые соответствуют определённым критериям.
Обучение сотрудника. Обучите сотрудника, которому делегируются полномочия, основам договорного права и правилам подписания договоров. Это поможет ему правильно оформлять договоры и избегать юридических ошибок.
Внесение изменений в учётную политику. Внесите изменения в учётную политику компании, чтобы отразить факт делегирования полномочий. Укажите, кто имеет право подписывать договоры и какие документы могут быть подписаны.
Прежде всего, нужно проверить учредительные документы. Если в уставе строго оговорено, что некоторые полномочия относятся к исключительной компетенции руководителя и не могут быть переданы иному работнику, то в такой устав необходимо внести изменения, позволяющие руководителю делегировать данные полномочия. В уставе же можно определить процедуру делегирования полномочий
Внесение изменений в должностные инструкции. В соответствии с частью 2 статьи 60 Трудового кодекса Российской Федерации, работодатель не имеет права требовать от сотрудника выполнения задач, не предусмотренных трудовым договором, за исключением случаев, предусмотренных законодательством.
Таким образом, необходимо внести изменения в трудовой договор работника, которому будут делегированы дополнительные полномочия. Для этого следует заключить дополнительное соглашение к трудовому договору. Если у работника есть должностная инструкция, то изменения также нужно внести в неё.
В новой редакции трудового договора или должностной инструкции необходимо указать, что работник имеет право подписывать договоры. Также следует определить, какие именно договоры он может подписывать.
Оформление доверенности. Доверенность от имени юрлица или ИП оформляется в простой письменной форме. Исключение — случаи, когда полномочия передаются для совершения сделки, требующей нотариального удостоверения.
Унифицированной формы доверенности не установлено. Это значит, что компания может сама разработать необходимый образец. Утверждать его каким-либо внутренним распорядительным документом не нужно. Объясняется это тем, что доверенность не является первичным учетным документом, так как никаких хозяйственных операций сама по себе не подтверждает. Таким образом, в случае необходимости компания всегда может оперативно дополнить или изменить ее форму.
Гражданский кодекс называет только два обязательных реквизита доверенности: подпись руководителя организации и дата выдачи документа. Из общих положений о доверенности следует, что она должна содержать суть делегируемых полномочий, а также данные уполномоченного лица и лица, выдавшего доверенность. Дополнительно в доверенности можно отразить срок ее действия. Доверенность может быть выдана на конкретный срок, например, на время отсутствия руководителя. Либо на период трудоустройства сотрудника, при этом доверенность будет действовать пока сотрудник числится в компании. В доверенности укажите, какие именно действия с договорами может совершать сотрудник (подписание, согласование, утверждение и т.д.).
Определение границ полномочий. Установите границы полномочий сотрудника, которому делегированы полномочия. Например, вы можете указать, что сотрудник может подписывать договоры на сумму до определённого размера или только те договоры, которые соответствуют определённым критериям.
Обучение сотрудника. Обучите сотрудника, которому делегируются полномочия, основам договорного права и правилам подписания договоров. Это поможет ему правильно оформлять договоры и избегать юридических ошибок.
Внесение изменений в учётную политику. Внесите изменения в учётную политику компании, чтобы отразить факт делегирования полномочий. Укажите, кто имеет право подписывать договоры и какие документы могут быть подписаны.
Если договоры заключаются дистанционно с помощью КЭП?
Лучше всего, если каждый сотрудник, который должен подписывать документы в электронном виде, получит свою электронную подпись. Тогда не будет проблем.
Руководитель может передать свою электронную подпись другому сотруднику. Но это не будет законно, даже если нужно подписать внутренний приказ или выдана доверенность.
Если кто-то подпишет документ чужой электронной подписью, отвечать за это будет владелец подписи, а не тот, кто подписал.
Поэтому нельзя точно сказать, можно ли передавать чужую электронную подпись. В законе нет запрета, поэтому окончательное решение принимает владелец подписи.
Руководитель может передать свою электронную подпись другому сотруднику. Но это не будет законно, даже если нужно подписать внутренний приказ или выдана доверенность.
Если кто-то подпишет документ чужой электронной подписью, отвечать за это будет владелец подписи, а не тот, кто подписал.
Поэтому нельзя точно сказать, можно ли передавать чужую электронную подпись. В законе нет запрета, поэтому окончательное решение принимает владелец подписи.
